導入事例集の作り方

導入事例が増えてきたら、複数の記事を一冊のPDFや冊子にまとめられます。ただ、既存のPDFをつなげただけでは、どこから読めばよいか、各事例にどんな違いがあるかが分かりにくくなります。

読者とテーマを決め、条件の違う事例を選んで並べます。目次や比較表を添えると、自社に近い事例を探したり、各社の判断の違いを比べたりしやすくなります。

事例集のテーマを、読者の疑問で決める

「最新の導入事例集」というまとめ方もできますが、特定の課題を持つ方には、何を確かめられる資料かが伝わる方が選びやすくなります。

• 少人数の情報システム部門で、クラウドへ移行した事例を集める
• 既存システムを残しながら、新しいサービスを導入した企業を比較する
• 製造業の複数拠点で、業務を共通化した過程を紹介する
• 試行から全社展開までの進め方を、複数社で読む

テーマを絞ると、収録しない事例も出てきます。知名度が高いからと、条件の違う記事を無理に加えるより、別冊やWeb記事として紹介する方が読者の判断を助ける場合があります。

掲載する事例を選び、比較できる項目をそろえる

一冊で比較したいのは、成果の大きさだけではありません。どんな条件で、何を選び、どのように進めたかを見ます。

古い記事で項目が欠けている場合は、追加確認が可能かを検討します。比較表の空欄を埋めるために、原稿から推測して書かないようにします。「本文に記載なし」と「実施していない」は違います。

比較表で、導入条件の違いを伝える

以下は、クラウド移行をテーマにした架空の比較例です。

同じクラウド移行でも、各社が先に解決すべきことは異なります。こうした条件を示すと、読者は自社の検討に役立つ事例を選べます。成果数値を並べる場合は、対象や期間の違いも併記します。

収録内容からページ構成を組み立てる

収録する記事と比較項目が決まったら、各ページに何を置くかを台割にまとめます。以下は、三つの事例をそれぞれ見開きで収録する冊子の構成例です。表紙を1ページ目として、裏表紙までの12ページを数えています。

4〜5、6〜7、8〜9ページをそれぞれ見開きにすると、一つの事例を開いた状態で読めます。事例の分量を変える場合も、ページをめくる位置を確かめて台割を調整します。綴じ方や総ページ数は、原稿制作の前に印刷会社とも相談しておきます。

掲載条件と情報の時点を確かめる

Web記事として承認された内容を、冊子や営業用PDFに再掲載してよいかを確認します。本文を短くする、見出しを変える、複数社の比較表に入れる場合は、その状態で確認が必要になることもあります。

製品名、役職、導入状況、数値は記事の取材時点の情報です。冊子の発行日に合わせて現在の情報に書き換えると、当時の経験と混ざる恐れがあります。最新情報を追記する場合は、時点を分けて示します。

見直しの判断は、古い事例の更新・再編集で詳しく説明しています。

配布方法と、更新する担当を決める

PDFを商談で送るのか、Webでダウンロードしてもらうのか、展示会で配布するのかによって、容量や問い合わせ先の見せ方も変わります。画面向けと印刷向けのデータが必要かを、デザインの段階で確認します。

配布を始めたら、版と更新日を管理します。新しい版を作っても、営業の手元に古いファイルが残る場合があります。最新版の置き場所を決め、差し替え時には変更点を短く知らせます。