導入事例の原稿確認・承認

導入事例の初稿ができても、すぐに公開できるとは限りません。発注者の営業や広報、取材先の担当者や上長など、複数の人がそれぞれの立場で確認します。

先に決めておきたいのは、確認する人、内容、対象の版です。修正を反映した後には、最終版を公開してよいか、関係者から了承を得る工程も設けます。

取材前に、確認者と順番を決める

基本的には、発注者の確認を経て取材先へ依頼し、双方の修正を反映してから最終版を確認します。ただし、取材先の規定で先に確認が必要な場合などは、順番を調整します。

1. 初稿の編集

   主な確認者

   制作側

   確認する内容

   事実との対応、話の流れ、用語・表記

2. 発注者の確認

   主な確認者

   営業・製品担当・広報等

   確認する内容

   製品説明、取材経緯、表現、社内ルール

3. 取材先の確認

   主な確認者

   話者・担当部門・広報等

   確認する内容

   発言の意図、成果、会社情報、公開可否

4. 最終確認

   主な確認者

   合意した承認者

   確認する内容

   修正反映、写真・図版、掲載媒体と最終版

窓口だけでなく、その方が誰の確認を集めるのかまで聞いておきます。「担当者が見たから完了」と思っていたところに広報確認が加わると、日程も変わります。公開日を約束する前に、必要な確認期間を確かめます。

確認依頼には、原稿と見るべき項目を添える

「ご確認ください」だけで全文を送るより、次の情報を一緒に渡すと、相手が作業を始めやすくなります。

• 対象の版が分かるファイル名または確認用URL
• 特に確認してほしい事実・数値・固有名詞
• 社名、コメント、写真、画面などの公開範囲
• 修正の連絡方法と集約する窓口
• 返信希望日と、間に合わない場合の相談先

紙面に載る見出し、要約、写真キャプションも確認対象です。本文だけを確認してもらい、後から強い見出しを加えると、合意した発言の意味が変わることがあります。

原稿確認をお願いするメール文例

件名：導入事例原稿のご確認のお願い（〇月〇日まで）

〇〇様

先日は取材にご協力いただき、ありがとうございました。導入事例の原稿をご用意しましたので、ご確認をお願いいたします。

確認対象：〇〇社導入事例・第1稿（〇月〇日版）
掲載予定：弊社Webサイト、営業用PDF

社名・部署・役職・氏名、数値や導入時期、発言の意図、公開できない内容の有無を中心にご確認ください。写真と図版も添付しています。

修正やご質問はWordのコメント機能でご記入いただき、貴社内のご意見をまとめて〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。確認にお時間が必要な場合は、お知らせください。

修正を反映した最終版を、改めてお送りします。その版について掲載のご了承をいただいた後、公開へ進めます。

どうぞよろしくお願いいたします。

この文例では、初稿の確認後に最終版を送り、掲載の了承を得る流れを伝えています。写真やレイアウトを後から変更する場合も、その状態で再度確認を依頼します。

修正を集め、判断が分かれた箇所を相談する

複数の人から届く修正は、窓口で一つの版にまとめます。事実の訂正、公開範囲の変更、表現の調整を分けると、どこに確認が必要かを判断しやすくなります。

例えば「承認待ちの状況を確認しやすくなった」という文を「利便性が向上した」に変える指摘があったら、具体的に書けない理由があるかを確認します。公開上の制限なら尊重し、表現の印象が理由なら、内容を残せる言い方を相談します。

最終版の承認と、公開後の照合

最終確認では、以下をひとまとまりとして確認します。

期限まで返信がない場合は、承認されたとは扱わず、状況を確認します。公開を延期する必要があれば、制作側と日程を調整します。

公開後はURLを関係者に共有し、画像、改行、リンク、ダウンロード用PDFまで照合します。後日の役職変更や追加成果への対応は、古い導入事例の更新・再編集で扱っています。